ОПТИМИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ!!

«Чем больше мы работаем, тем меньше эффективность»

Д.Хикс

Времени всегда в обрез, а дел всегда невпроворот – это аксиома двадцать первого века. Неудивительно, что человечество находится в непрерывном поиске магического ритуала (или же методики организации рабочего процесса, как их принято называть), который спасет нас всех от цейтнота, дедлайнов, прокрастинации и прочих ловушек.

Существует распространенное заблуждение, что все в жизни сводится ко времени. Ежедневно мы используем такие фразы:

«Если бы у меня было больше времени» «Мне нужно еще несколько минут» «Пара часов работы — только и всего»

Мы верим, что всего можно было бы достигнуть, будь у нас немного больше времени. Ошибочно полагаем, что все дело в его количестве, но наш рабочий день уже и так слишком длинный. Как все успевать и при этом не «сгореть на работе», давайте поразмышляем.

1. НАЧИНАЙТЕ УТРО С ПРИЯТНОГО!!

С чего начинается ваш рабочий день? С чашки кофе, просмотра почты и планирования дел?? Окей. И что находится в самом верху этого списка? Рекомендуем начинать работу с приятных для вас дел. Так вы зададите настроение на весь день.

2. ПРОСЫПАЙТЕСЬ МИНИМУМ ЗА 3 ЧАСА ДО РАБОТЫ!!

Исследование, в котором сравнивались отличая в привычках богатых и бедных людей, показало, что богатые просыпаются минимум за 3 часа до начала работы (44% богатых против 3% бедных).

Это вовсе не значит, что надо вставать ни свет ни заря. На работу во многих компаниях можно приходить и к 11 часам, так что время выспаться есть. Суть в том, что имея в запасе 3 свободных часа, вы можете, во-первых, успеть проснуться, во-вторых, позавтракать, и, в-третьих, сделать какие-то мелкие утренние бытовые задачи. Безусловно, это большой плюс к дальнейшей продуктивности на работе.

3. ПРАВИЛО "9 ДЕЛ"!!

Составляя список дел на день, ограничьтесь 9 пунктами в нем (можно меньше). Состоять список должен из 1 очень важного, на которое вы потратите, к примеру, 3-4 часа. Также в списке должны быть 3 дела важностью поменьше, которые займут у вас 2-3 часа. Ну и 5 совсем мелких, с которыми вы справитесь в течение 1-2 часов.

4. ДОЛОЙ МНОГОЗАДАЧНОСТЬ!!

Не стоит метаться от задачи к задаче, хаотично пытаясь успеть все и сразу. Этого не будет. Примите как нерушимый закон, и делайте свою работу последовательно, не отвлекаясь на внезапные просьбы и задачи.

Многие говорят о важности последовательности, но не у всех получается ее придерживаться. Тяжело не отвлекаться, тяжело отказывать, когда коллега стоит над душой и просит решить его проблему. Но если вы научитесь концентрироваться на определенной задаче и умению отказывать, то ваша продуктивность несомненно повыситься. Это вовсе не значит, что не нужно помогать окружающим — просто назначьте в своем 8-часовом рабочем дне 1 час, в течение которого вы решаете такие вот «внезапные» моменты.

5. ПРАВИЛО "6 ВОПРОСОВ"!!

Когда проект заходит к вам в работу, задайте 5 вопросов: зачем, что, кто, когда, где и как. Важно понять:

-зачем делается это проект (его цели)?

-что продает, предлагает этот проект (товары, услуги, идеи, инновации)?

-кто целевая аудитория проекта (люди)?

-когда он должен быть сдан?

-география проекта, заказчика, клиентов;

-как будет работать проект? и прочие «как».

Не бойтесь задавать вопросы — как говорится «правильно поставленная задача — половина успеха». С помощью этих 5 вопросов вы поможете тому, кто поручает вам проект, сформулировать максимально четкие условия задачи.

6. НЕ ПОНИМАЕШЬ - НАРИСУЙ!!

Бывают такие задачи, которые с первого раза и не поймешь, как решить. Попробуйте нарисовать во всех деталях эти самые задачи и методы их решения выплывут сами собой.

7. УПРОЩАЙТЕ!!

Бывают такие дни, когда возникает чувство, что на вас свалилось все. Что только могло свалиться. И вы не понимаете, как же разгрести весь этот завал. Тут на помощь приходит простота. Перестаньте паниковать и посмотрите, как эту сложную ситуацию сделать проще.

Например, глобальные проекты разбейте на маленькие подзадачи, и вы удивитесь, насколько проще вам будет казаться решение этих задач.

8. ЕШЬТЕ!!

Это странный совет, на первый взгляд. Но! Часто ли вы, погрузившись в работу, забываете поесть? Вы даже гордитесь собой — «я сегодня так поработал, что даже не ел, на одном кофе сижу». И вот гордиться тут совсем нечем. И не потому, что это плохо для здоровья — конечно плохо, я не буду об этом напоминать. Это плохо для вашей продуктивности. Энергия тратится, а при интеллектуальной работе тратится еще сильнее, и вам нужно ее пополнять. Поэтому будьте добры, обедайте, перекусывайте, восполняйте потраченные запасы. Уделите на это хотя бы 20 минут. Пусть организм отдохнет.

9. ПРАВИЛО "2 МИНУТ"!!

Очень простое правило, которое позволит в 2-3 раза сократить частоту отговорки «некогда». Если вы можете сделать какую-то задачу за 2 минуты — делайте ее сразу же. Ответить на письмо, оценить часы работы над проектом, внести мелкую правку. Но это должны быть именно 2 минуты. Если дело занимает больше времени — смотрите пункт номер 4 этой статьи.

Если этих рекомендаций мало, есть ещё несколько, которые Вы также можете использовать для оптимизации Вашей деятельности и самомотивации:

· Игнорируйте то, что неважно для вас!!

Научиться игнорировать что-то – фантастическая вещь. Она приносит гораздо больше пользы, чем мы могли бы подумать. Распределение внимания на много предметов сразу только ослабевает нас. Игнорирование того, что неважно, освобождает энергию и помогает нам оставаться сконцентрированными и продуктивно работать.

· Попытайтесь понять, что вам надоедает!!

И избегайте этого. Вещи и действия имеют свойство надоедать. Но, так же, как и любое другое наше состояние, его можно понять и определить пути избавления от него. Как только мы понимаем это, мы можем легко это сделать. Это занимает время, но действительно того стоит.

· Смейтесь чаще!!

Смотрите комедии, читайте комиксы. Выбросьте эту ужасную серьезность прочь. Смех — механизм предотвращения и облегчения стресса.

· Ведите журнал своих прорывов!!

Помните ли Вы, когда достигли чего-то стоящего в своей жизни? Мы склонны забывать о простой привычке записывать наши чувства каждый раз, когда у нас случается большой прорыв. Храните журнал Ваших успехов и черпайте вдохновение из него.

· Тренируйтесь физически!!

Это самый простой путь мотивировать себя. Просто выйти из офиса или дома, сделать какие-либо упражнения или небольшую пробежку. Это сразу же приводит наше тело в порядок. Каждый раз, выполняя какие-то упражнения, мы получаем необходимые нам эндорфины. А эндорфины – это хорошо, полезно и нужно.

· Создайте подходящую для вас окружающую обстановку!!

Мы не можем мотивировать себя к действиям, если работаем в обстановке, которая нам не подходит. Изменяйте ее, дополняйте, улучшайте. Неважно, работаем мы в офисе или дома. Каким бы ни было пространство вокруг нас, важно делать его «своим» любым способом, это понижает время адаптации и мы можем уделять больше времени необходимым делам.

· Читайте истории успеха других людей!!

Вдохновляйтесь, восхищайтесь ими. Чтение конкретных и реальных историй успеха делает наш собственный успех более доступным и будет подпитывать наши усилия к его достижению. И, конечно же, учит нас быть успешными.

· Переключайтесь между задачами!!

Нам надоедает долго работать над одним проектом. Усталость от работы убивает мотивацию. Попробуйте сделать несколько маленьких проектов, когда почувствуете, что вы на грани. Это научит решать проблемы быстрее.

· Оценивайте прогресс!!

Если мы постоянно работаем, как правило, добиваемся некоторого прогресса. Иногда может сложиться впечатление, что Вы ничуть не продвинулись, но это потому, что пропускаете все эти маленькие ежедневные вехи. Оглядывайтесь назад с удовлетворением от того, что вы создали, - это, безусловно, повысит Вашу энергию.

· Говорите о своих проектах!!

С друзьями или с семьей. Дайте людям знать, что Вы делаете что-то хорошее. Это зачастую дает нам понять, что мы делаем что-то действительно хорошее и наслаждаемся этим. Это также создает определенный уровень ответственности, который, скорее всего, будет толкать нас вперед.

· Избегайте энергетических вампиров!!

Скептики, пессимисты — все они крадут у нас энергию. Не попадайте во власть такой игры, любой ценой избегайте этих утечек энергии, даже если это означает, что вы будете чаще изолироваться. Лучше сделать работу в уединении, чем пытаться противостоять окружающим вампирам.

· Создавайте четкие цели!!

Точнее, записывайте их, ведь они уже четко определены в Вашем сознании. Поместите их туда, где всегда сможете их найти и продолжайте стремление к ним. Наше сознание лучше работает, когда уже знает, что нужно сделать, а не тратит время на осознание этого.

· Упражняйтесь в удовлетворении!!

Когда Вы закончили какую-то задачу, наградите себя.

· Принимайте поражения!!

Неудача, как и успех, является всего лишь результатом наших действий и ничем более. Один из крупнейших врагов мотивации — это страх неудачи. Соглашайтесь с поражениями. Они неприятны, но это не значит, что мы должны прекращать делать то, что делаем. Работайте над собой и надейтесь на лучшее. Боритесь.

· Пользуйтесь напоминаниями!!

Используйте их в качестве записей своих стремлений, целей, текущего статуса. Напоминания являются очень мощным инструментом, который сильно недооценивают. Люди находят неудобным писать сообщения самим себе и читать их вслух. Мы и так делаем это постоянно, бессознательно, так почему бы не делать это сознательно? Начинайте утро фразой, адресованной Вам самим.

· Говорите «Нет»!!

Говорите «нет» развлечениям, отвлечениям, депрессии. Слово «Нет» освобождает. Слишком частое возникновение большого объема обязательств, делает нашу жизнь непрерывной чередой постоянных муторных действий. Ограничивайте свои обещания, и беритесь только за то, что Вы действительно хотите закончить и что для Вас важнее всего.

· Ищите позитивных людей!!

Грусть, нытье и жалобы не очень хорошо сочетаются с мотивацией. Наоборот, позитивные, оптимистичные, энергичные люди всегда будут сдвигать перемены вашего настроения в правильном направлении..

И самое главное, любите то, чем занимаетесь!! И будете получать тогда и вознаграждение, и удовлетворение и просто всегда находится в прекрасном расположении духа!! Не может не радовать то, что приносит удовольствие!!

ПРИСОЕДИНЯЙТЕСЬ К НАМ!!