Многозадачность. Как всё успеть??

Многозадачность стала нашей реальностью. Растёт темп жизни, растет поток информации, которая нас ежедневно окружает. В настоящее время жизненный темпоритм такой, какой прежним поколениям и не снился. Как бы ни хотелось, но заниматься максимально эффективно несколькими делами одновременно не возможно. Доказано, что не получается уделять внимание деталям и от этого может страдать результат. Еще одним из последствий многозадачности может стать потеря способности сохранять сосредоточенность, концентрироваться на одной задаче. При этом переходы от дела к делу отнимают все больше сил и вызывают подавленность и истощение. Все чаще начинаешь задумываемся о качестве работы констатируя, что появляется все больше ошибок. Проявляется небрежность, теряются вещи, забываются идеи, пропускаются встречи и не отправляются ответы на письма. Вы замечали, что уже стало нормой во время разговора не дослушать до конца собеседника и начать придумывать его ответ или мысленно его критиковать. А иногда в голову лезут вообще посторонние мысли.

Исходя из выше сказанного, необходимо найти приёмы и методы, использование которых позволит быть более продуктивным. В литературе выделяют такую компетенцию, как способность к многозадачности.

Говорить о многозадачности, как о простом переключении между задачами, не совсем корректно. У неё есть три формы, и все они очень энергозатратны!!

Рассмотрим формы многозадачности:

• Одновременное выполнение нескольких задач. Управлять машиной и разговаривать по телефону, участвовать в совещании и отвечать на письма — большинство из нас многозадачны именно таким образом. Мы пытаемся разделить своё внимание между задачами, тратим на это много сил, но в итоге одна или все задачи начинают страдать. Поэтому либо нам приходится уделить больше внимания одной из задач, либо мы начинаем делать ошибки.

• Переключение на другую задачу, когда предыдущая ещё не завершена. Делаешь отчёт, но тут тебе приходит срочное письмо, на которое нужно ответить. Вроде просто, но мозгу приходится перемещать весь информационный контекст в промежуточную память, затем извлекать из долгосрочной памяти информацию для ответа на письмо, затем возвращать контекст. В общем, любое переключение между задачами сильно бьёт по ресурсам.

• Выполнение задач сразу друг за другом. Когда ты переходишь от одной задачи к другой, то невольно продолжаешь думать и о предыдущей задаче, и о тех, что будут дальше. Люди — не машины и полностью переключиться не могут. Согласно исследованию психологов из Гарварда, люди 47% времени думают не о том, чем сейчас занимаются.

Существует ряд приемов, которые помогут мобилизоваться и сделать рабочий процесс эффективнее:

Приберитесь на своём рабочем столе!!

В некоторых иностранных компаниях существует «правило чистого рабочего стола». Если на нашем рабочем столе беспорядок, то такой же хаос царит и в нашей голове. Загромождённое рабочее место дезорганизует и становится сложнее фокусироваться на задачах. От этого даже может возникать паника, когда взглянете на горы мусора, который раскидан по всему вашему столу. Это не так долго — прибраться на своём рабочем столе, а чистое рабочее место будет способствовать более эффективному выполнению поставленных задач.

Записывайте всё, чтобы разгрузить свой разум. Не надейтесь на память!!

Первое, что мы можем сделать, чтобы снизить нагрузку и стресс после наведения порядка на рабочем столе — изложить на бумаге список всех незаконченных задач или дел на день и ближайшие несколько дней. Таким образом, мы избавим себя от необходимости постоянно держать в уме то, что следует выполнить и снижаем риск забыть о неотложных делах. К слову, записывать можно не только то, что нужно сделать по работе. Порой на рабочем месте наши мысли заняты личными проблемами и переживаниями и их мы тоже можем записать. Это избавляет от чувства подавленности и позволяет вздохнуть с облегчением хотя бы на время.

Определите для себя цель и уделяйте максимум внимания ее достижению!!

Если даже часть поступков будут направлены «в никуда», то в 80% случаев цель не будет достигнута. Чтобы добиться определенных успехов, нужно ставить перед собой конкретную задачу и работать над её выполнением. Только в этом случае проделанная работа будет максимально эффективной. Силы и время — это ограниченный ресурс, поэтому тратить его нужно с пользой.

Помните о том, что ваша сила воли ограничена!!

Все важные решения необходимо принимать в первой половине дня, когда вы еще не сильно устали и можете взвешенно все обдумать. Что касается второстепенных дел, то их можно перенести на послеобеденное или вечернее время.

Рассматривая приоритетность и очерёдность задач акцентируйте внимание на те задачи, из-за которых может образоваться «бутылочное горлышко»!!

В данном случае имеется ввиду то, что очень важно не мешать другим делать свою работу. Приоритетно нужно выполнять те задачи, от которых зависит дальнейший прогресс. Чтобы из-за вашей задержки никто не простаивал.

Разбивайте большие и сложные задачи на более мелкие!!

Большие и сложные задачи отнимают у нас больше всего времени, мы очень часто на них зависаем. Для того чтобы было легче справиться с крупной задачей, разбейте её на несколько мелких и равномерно распределите свои усилия — так дело пойдёт легче и быстрее.

Начинайте с менее приятных задач и помните, что давление творит чудеса!!

У любого из нас в списке дел есть такие задачи, которые мы не хотим или боимся делать, и мы их постоянно откладываем-откладываем-откладываем, но, конечно же, не можем откладывать вечно. Чтобы простимулировать себя, используйте награды или наказания. Помните те шикарные наручные часы, которые вы на днях видели в магазине? Если вы справитесь с поставленной задачей быстро и хорошо, то сможете себе их купить. Такие «плюшки» являются отличным средством мотивации. Кстати, страх наказания или стремление в похвале тоже являются весьма эффективными и заставляют работать гораздо лучше.

Когда получаете новую задачу, не пытайтесь встроить её в список на сегодня!!

Бывают срочные дела, но большинство задач спокойно можно перенести на завтра или дальше. При плотной загрузке новая задача может нарушить баланс и снизить продуктивность. Не пытайтесь сделать её в тот же день — это простое решение, которое поможет не выгорать.

Учитесь говорить «нет»!!

Большое сердце и благие намерения часто становятся причиной многозадачности. Когда к вам обращаются за помощью, сложно удержаться от искушения быть добрым самаритянином. Друг просит помочь с проектом, родительский комитет уговаривает заняться организацией мероприятия. Вы чувствуете обязанность делать что-то для других, хотя своих забот итак хватает. Отказать в помощи сложно, поэтому многие из-за профессионального рвения, чувства долга и желания быть полезным набирают много проектов, отлично зная, что это им не по силам. Больше заданий, больше дедлайнов при том же количестве времени равно многозадачности и понижению эффективности.

Учитесь замечать ловушки!!

Мир полон ловушек. Телевидение, компьютеры, смартфоны, социальные сети, интересные блоги, модные приложения и другие яркие, сияющие объекты, которые пытаются завладеть нашим вниманием. Они будут внушать, что вы эффективно делаете много дел, но в действительности лишь породят рассеянность. Чтобы не угодить в ловушки, надо знать, где они. Попробуйте справиться с таким заданием: выявите для себя пять самых мощных отвлекающих факторов. Исходя из этого, скорректируйте свой рабочий процесс.

Перестаньте каждые полчаса проверять почту!!

Если вам приходит так много важных писем, то составьте своеобразный график. Например, заходите на почту 5 раз в сутки: в 9.00, 11.00, 13.00, 15.00 и 17.00. Так вы сможете прочитать сразу несколько писем за раз, не потратив на это много времени. И помните о том, что почтовый ящик — это не список бесконечных задач. Там должны быть только рабочие письма. И их нужно распределять в планировщик, хранилище или архив.

Применяйте правило двух минут!!

При планировании на день подумайте о том, что если какое-либо действие из этого списка можно выполнить за две минуты (совершить звонок, отправить смс, убрать на рабочем столе), то сделайте это прямо сейчас. Обычно, когда вы решаете откладывать такие «мелкие» задачи, они потом занимают гораздо больше времени. А еще есть вероятность, что вы просто забудете их выполнить.

Применяйте правило пяти минут!!

Если вам очень сложно собраться с мыслями и приступить к осуществлению какого-то задания, то воспользуйтесь следующим советом. Не думайте о поставленной цели, как о чем-то глобальном, на что вы потратите кучу времени. Просто уделите ее достижению 5 минут своего времени. Ровно столько нужно, чтобы уйти с головой в выполнение задачи. Здесь главное — начать. А там вы и глазом моргнуть не успеете, как уже закончите.

Поработайте немного в воскресенье вечером!!

Конечно, в выходные вам стоит отдыхать и набираться сил, чтобы всю неделю оставаться продуктивным и расправляться с рабочими делами. Но вечер воскресенья - это идеальное время, чтобы распланировать будущую неделю или доделать то, что не успели на этой. В это время никто не будет досаждать вам звонками или электронными письмами, вы сможете спокойно наметить себе цели и в понедельник приступить к своим обязанностям со спокойной душой.

Избавьтесь от низкоприоритетных задач!!

Низкоприоритетные задачи в вашем списке дел будут только отвлекать вас. Если на их выполнение требуется всего несколько минут, то расправьтесь с ними побыстрее. По правилу двух минут. Если нет - делегируйте их кому-нибудь, если есть такая возможность, или отложите их на будущее, если время терпит.

Делегируйте полномочия!!

Лучшее лекарство от многозадачности - попросить о помощи. Это сложно и порождает стресс, ведь доверив работу другим, забот может добавиться. Хотя это может быть неприятным, все равно стоит привлекать других. Обращение за помощью можно считать взаимовыгодным сотрудничеством, мы же помогали другим, когда они просили. Настала пора платить по счетам.

Что касается личной эффективности, то уже давно доказано, что придерживаясь приведённых выше советов, приемов и правил каждый сотрудник повысит самоотдачу и результаты своей работы.

В завершении хочется процитировать классика: «Тренируйте мозг. Мозг - это как мускул, хотя и не мускул, но ему требуются упражнения, которые включают и укрепляют механизмы контроля когнитивных функций и делают их эффективными».

Если вы решите стать сотрудником нашей Компании, задач у Вас будет много!! Но и работа от этого будет интереснее!! А как справляться с многозадачностью, Вы уже знаете!!

ПРИСОЕДИНЯЙТЕСЬ К НАМ!!